TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
SỐ HÓA HỒ SƠ TRÊN HỆ THỐNG THÔNG TIN
GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
TỈNH BÌNH ĐỊNH
1
MỤC LỤC
1. Quy trình Số hóa hồ sơ.............................................................................................. 2
2. Mô tả quy trình .......................................................................................................... 2
2.1. Tiếp nhận hồ sơ..................................................................................................... 2
2.2. Số hóa thành phần hồ sơ TTHC............................................................................ 4
2.3. Số hóa kết quả giải quyết TTHC .......................................................................... 7
2.4. Trả kết quả điện tử ................................................................................................ 9
2
1. Quy trình Số hóa hồ sơ
2. Mô tả quy trình
2.1. Tiếp nhận hồ sơ
Bước 1: Cán bộ nhấn nút để tiếp nhận hồ sơ.
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình “Kiểm tra tài khoản công dân trên cổng DVCQG”
như sau:
Bước 2: Cán bộ thực hiện nhập số CMND/CCCD/MST của chủ hồ sơ, sau đó nhấp nút
[Kiểm tra tài khoản] để thực hiện kiểm tra thông tin.
+ Trường hợp công dân chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Hệ
thống sẽ hiển thị thông báo như sau:
3
Cán bộ thực hiện nhấn nút [OK] để mở trang Cổng Dịch vụ công quốc gia, và hỗ
trợ công dân tạo tài khoản theo hướng dẫn tại Công văn số 349/VPUBND-TTPVHCC
ngày 01/7/2022 về việc triển khai xác thực và hỗ trợ tạo lập tài khoản số của tổ chức,
công dân khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính.
+ Trường hợp công dân đã có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Hệ
thống sẽ hiển thị thông báo “Kiểm tra tài khoản thành công”, và màn hình như sau:
Cán bộ thực hiện chọn “Lĩnh vực”, “Thủ tục”, “Quy trình”, sau đó nhấn nút
[Tiếp tục] để chuyển sang màn hình tiếp nhận hồ sơ.
Bước 3: Cán bộ thực hiện nhập các thông tin cần thiết của chủ hồ sơ.
Đồng thời, chọn  vào thành phần hồ sơ tương ứng với các giấy tờ được tiếp nhận
Nhấn nút [Tiếp nhận] để tiếp nhận hồ sơ công dân
Lưu ý: Cán bộ phải kiểm tra lại thông tin hồ sơ, thành phần hồ sơ được tiếp nhận trước khi
thao tác tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống phần mềm.
Bước 4: Cán bộ thực hiện ký số phiếu tiếp nhận. Chọn [In phiếu tiếp nhận] ➔ [Ký số
BCY]
4
Sau khi hoàn thành thao tác ký số chọn tệp tin phiếu tiếp nhận được đính kèm trên
hệ thống.
Nhấn để in phiếu tiếp nhận cho công dân
2.2. Số hóa thành phần hồ sơ TTHC
Bước 1: Chọn hồ sơ vừa tiếp nhận
Chọn hồ sơ cần số hóa thành phần hồ sơ
Có 02 trường hợp. Nếu giấy tờ đã có trong kho dữ liệu của tổ chức, cá nhân được chia sẻ
thì cán bộ kiểm tra, lấy dữ liệu từ Kho dữ liệu như Bước 2.1. Nếu kiểm tra, không có giấy
tờ trong kho dữ liệu tổ chức, cá nhân thì tiến hành scan, số hóa như Bước 2.2.
Bước 2.1 Kiểm tra, lấy dữ liệu từ kho cá nhân/tổ chức
- Tại mục “Thành phần hồ sơ nộp”, cán bộ nhấn nút [Chọn tệp tin] ➔ [Lấy từ kho cá
nhân/tổ chức] đối với các thành phần hồ sơ yêu cầu số hóa.
- Xuất hiện giao diện tìm kiếm giấy tờ trong kho cá nhân, tổ chức. Cán bộ thực hiện chọn
và nhấn nút để lấy tệp tin giấy tờ, kết quả TTHC từ kho dữ liệu của
công dân/ tổ chức.
5
- Sau khi chọn thành phần hồ sơ từ kho dữ liệu tổ chức, cá nhân sẽ xuất hiện file giấy tờ
đính kèm vào thành phần hồ sơ.
Bước 2.2. Số hóa các giấy tờ không có trong kho dữ liệu
- Cán bộ kiểm tra thành phần hồ sơ cần số hóa theo quy định. Sau đó tiến hành scan và lưu
vào máy tính.
- Tại mục “Thành phần hồ sơ nộp” cán bộ nhấn nút [Chọn tệp tin] ➔ [Chọn tệp tin]
để đính kèm tệp tin giấy tờ đã được scan.
- Sau khi tệp tin được hệ thống đính kèm vào thành phần hồ sơ sẽ hiển thị như hình sau:
- Cán bộ thực hiện chọn “Ký số”, sau đó chọn “Ký số Ban cơ yếu” để thực hiện ký số lên
giấy tờ của thành phần hồ sơ.
6
- Sau khi chọn “Chọn vị trí ký số”, chọn chứng thư số và thực hiện “Ký số”
- Sau khi ký số, sẽ hiển thị kết quả như màn hình:
- Cán bộ thực hiện nhấn nút “Hoàn thành”. Hệ thống hiển thị thông báo “Ký số thành
công”. Chọn “OK” để hoàn tất việc ký số.
7
- Sau khi hoàn tất ký số các thành phần hồ sơ số hóa. Cán bộ nhấn chọn “Cập nhật thành
phần hồ sơ”. Hệ thống hiển thị thông báo cập nhật thành phần hồ sơ. Chọn [OK]
Lưu ý: Mỗi thành phần hồ sơ cần được scan thành từng tệp tin riêng biệt tương ứng
với thành phần hồ sơ của thủ tục. Sau khi ký số phải thực hiện thao tác cập nhật hồ sơ
Bước 3: Chuyển bước về bộ phận xử lý theo quy trình được thiết lập.
2.3. Số hóa kết quả giải quyết TTHC
- Khi hồ sơ đã có kết quả giải quyết, cán bộ xử lý hoặc văn thư cơ quan (tùy theo
quy trình giải quyết thủ tục hành chính) thực hiện việc số hóa, gắn mã kết quả và cập nhật
tệp tin kết quả vào Hệ thống để phục vụ cho việc tái sử dụng kết quả thủ tục hành chính
cho lần giải quyết thủ tục hành chính lần sau.
- Kết quả giải quyết TTHC điện tử phải được ký số, phát hành theo quy định công
tác văn thư và lưu trữ. Nếu văn bản chưa được ký số trực tiếp từ Idesk hoặc các phần mềm
chuyên ngành thì scan, ký số dạng “Sao y” của cơ quan.
Thao tác thực hiện trên Hệ thống như sau:
Bước 1: Tại bước chuyển kết quả cho Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả, Cán bộ xử lý hoặc
Văn thư cơ quan (tùy theo quy trình giải quyết TTHC) thực hiện nhấn nút [Cập nhật tệp
KQ].
8
Bước 2: Hệ thống sẽ xuất hiện hộp thoại “Cập nhật kết quả xử lý hồ sơ”
+ Cán bộ thực hiện chọn “Chọn mã giấy tờ”.
Lưu ý: Đối với một số thủ tục hành chính liên thông có mã số hồ sơ liên thông thì
kết quả xử lý của cơ quan trước đó không phải là kết quả thủ tục hành chính mà chỉ là
thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết (như tờ trình của các sở gửi UBND tỉnh,….)
nên các văn bản này cán bộ chọn “Không phải là kết quả giải quyết” để không ảnh
hưởng đến việc gắn mã kết quả thủ tục hành chính ở bước sau.
+ Cập nhật thông tin trích yếu nội dung kết quả, và các thông tin về thời hạn hiệu lực
(nếu có)
+ Tải lên tệp tin kết quả TTHC đã ký số, cán bộ nhấn nút [Chọn tệp tin] ➔ chọn
[Cập nhật]
Khi hệ thống cập nhật tệp tin kết quả thành công, sẽ hiển thị thông báo “Cập nhật
giấy tờ kết quả thành công!”, cán bộ chọn [OK] để hoàn thành việc cập nhật kết quả giải
quyết TTHC.
Sau khi cập nhật kết quả thành công, Hệ thống sẽ hiển thị tệp tin kết quả trên màn
hình xử lý hồ sơ như sau:
9
Cán bộ tiếp tục thực hiện nhấn nút để chuyển hồ sơ đến
bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
2.4. Trả kết quả
- Ngoài việc trả kết quả thủ tục bằng bảng giấy, cán bộ một cửa phải trả kết quả bản
điện tử cho tổ chức, công dân thông qua Kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân.
Bước 1: Cán bộ chọn hồ sơ cần trả kết quả
Bước 2: Cán bộ chọn nút [Trả Kết quả] để trả kết quả cho công dân
Hệ thống sẽ tự động chuyển trả kết quả điện tử vào kho dữ liệu của cá nhân, doanh
nghiệp là chủ hồ sơ.
MỘT SỐ LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH SCAN HỒ SƠ
Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể trong đó có một số loại hồ sơ, giấy tờ cần chú ý đặc
biệt:
- Hồ sơ có khổ lớn, bao gồm bản thiết kế, bản đồ,… Đối với các tài liệu này có thể cần
thiết bị chuyên dụng.
- Hồ sơ, tài liệu có kích thước nhỏ hơn mức bình thường.
- Hồ sơ gồm nhiều loại tài liệu có kích thước, màu sắc, chất lượng giấy, mực, làm bằng
các chất liệu,… khác nhau.
- Hồ sơ bị nhăn, ghim, đóng gáy, cuộn,… cần chuẩn bị thêm trước khi số hóa.
10
- Hồ sơ dễ hỏng mà có thể gặp rủi ro trong quá trình số hóa (nếu là hồ sơ quan trọng, có
thể đưa đến quyết định không số hóa).
- Hồ sơ có lớp phủ đặc biệt (trong suốt, bán trong suốt, mờ), bề mặt phản chiếu, dấu nổi
thì cần phải chuẩn bị thêm trước khi số hóa hoặc cần tối ưu ảnh sau khi số hóa.
- Hồ sơ là sản phẩm nghe - nhìn như băng, đĩa,… cần các thiết bị chuyên dụng và các bước
xử lý khác thông thường.
- Hồ sơ có giá trị văn hóa, lịch sử thì ngoài việc số hóa có thể cần thực hiện các giải pháp
lưu trữ hồ sơ gốc thích hợp.
Việc sao chụp hồ sơ cần đảm bảo tối thiểu các yêu cầu sau:
- Chụp cả hai mặt tài liệu, trừ khi tất cả các tờ đều trắng một mặt.
- Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để đảm bảo tất cả các hồ sơ gốc
đều được số hóa.
- Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo
đúng thứ tự.
- Tạo hai bản quét cho các trang có gắn giấy ghi chú: Một bản có giấy có ghi chú trên văn
bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú.
- Đảm bảo chụp toàn bộ văn bản.
- Đảm bảo các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc.
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý.
- Về thông số kỹ thuật phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội
vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, vui lòng liên hệ ông Lê
Quốc Trạng – Cán bộ kỹ thuật VNPT Bình Định, Số điện thoại: 0917083909 để được
hỗ trợ.